Πολιτικές και Σύστημα Διαχείρισης Κανονιστικής Συμμόρφωσης

Η διασφάλιση της Κανονιστικής Συμμόρφωσης, αποτελεί προτεραιότητα των Διοικητικών Συμβουλίων του ΟΤΕ, της COSMOTE καθώς και όλων των Εταιρειών του Ομίλου σε Ελλάδα και εξωτερικό. Η Κανονιστική Συμμόρφωση αποτελεί μία σαφή δέσμευση στις αρχές της ακεραιότητας, της διαφάνειας, της δικαιοσύνης, του επαγγελματισμού, του ομαδικού πνεύματος και του σεβασμού των κανόνων και αρχών που είναι απαραίτητοι για τη διοίκηση των λειτουργικών μονάδων των εταιρειών.

Για το σκοπό αυτό, η Διοίκηση έχει υιοθετήσει και εφαρμόζει ένα Σύστημα Διαχείρισης Κανονιστικής Συμμόρφωσης (Compliance Management System, CMS), το οποίο καλύπτει τη συμμόρφωση του προσωπικού και της Διοίκησης με την ισχύουσα νομοθεσία, τον Κώδικα Δεοντολογίας και τις εσωτερικές πολιτικές του Ομίλου. Με αυτό τον τρόπο ωφελούνται όλοι, οι μέτοχοι, οι Εταιρείες, οι εργαζόμενοι, οι πελάτες, οι προμηθευτές και το ευρύ κοινό. Η αποτελεσματικότητα του Συστήματος Διαχείρισης Κανονιστικής Συμμόρφωσης βασίζεται στη δημιουργία στρατηγικής για την ανάπτυξη προγράμματος διαχείρισης κινδύνων και σχετικών μέτρων πρόληψης για την αντιμετώπιση τους, με απώτερο στόχο τη διασφάλιση της εταιρικής φήμης και την προστασία των εργαζομένων και των εταιρειών του Ομίλου.

Προκειμένου να παρέχεται η δυνατότητα υποβολής καταγγελιών σχετικά με παραβιάσεις των πολιτικών, των κανονισμών και της ισχύουσας νομοθεσίας, όλες οι εταιρείες του Ομίλου έχουν καθιερώσει Πολιτική Διαχείρισης Παραπόνων και Καταγγελιών (Whistleblowing Policy) και τα απαιτούμενα σχετικά κανάλια επικοινωνίας. Στο πλαίσιο της Πολιτικής αυτής, κάθε εργαζόμενος ή / και τρίτα μέρη (πελάτες, προμηθευτές, συνεργάτες κ.λπ.) μπορούν, επώνυμα ή ανώνυμα, να αναφέρουν στα σχετικά κανάλια επικοινωνίας της Κανονιστικής Συμμόρφωσης θέματα παραβατικής συμπεριφοράς ή να εκφράσουν έναν προβληματισμό ή ένα παράπονο σχετικά με πιθανές παραβιάσεις των Εταιρικών Πολιτικών ή της Νομοθεσίας.

Στο πλαίσιο της εφαρμογής του Συστήματος Διαχείρισης Κανονιστικής Συμμόρφωσης, ισχύουν οι παρακάτω Πολιτικές και Κώδικες του Ομίλου ΟΤΕ, οι οποίες επανεξετάζονται και αναθεωρούνται σε τακτά χρονικά διαστήματα ή όταν προκύψει σχετική ανάγκη λόγω της νομοθεσίας:

  • Κώδικας Δεοντολογίας
  • Κώδικας Δεοντολογίας για την προστασία των δικαιωμάτων του ατόμου κατά την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων του, εντός του Ομίλου ΟΤΕ
  • Κώδικας Δεοντολογίας για τα Ανώτερα Στελέχη Οικονομικών Υπηρεσιών
  • Πολιτική Διαχείρισης Παραπόνων και Καταγγελιών
  • Πολιτική για την Αποτροπή Σεξουαλικής Παρενόχλησης εντός του Ομίλου ΟΤΕ
  • Πολιτική περί Αποδοχής και Προσφοράς Ωφελημάτων (αναθεωρήθηκε το 2014)
  • Πολιτική περί Δωρεών και Χορηγιών (αναθεωρήθηκε το 2014)
  • Πολιτική περί Διοργάνωσης Εταιρικών Εκδηλώσεων (αναθεωρήθηκε το 2014)
  • Πολιτική Εξακρίβωσης Οικονομικής Απάτης
  • Πολιτική περί Κατάχρησης Προνομιακών Πληροφοριών (αναθεωρήθηκε το 2014)
  • Πολιτική περί Αποφυγής της Διαφθοράς και άλλων Συγκρούσεων Συμφερόντων (αναθεωρήθηκε το 2014)
  • Πολιτική για τις Εργασιακές Σχέσεις εντός του Ομίλου ΟΤΕ
  • Πολιτική για τη Συμμόρφωση στο Δίκαιο του Ελεύθερου Ανταγωνισμού

Ο Κώδικας Δεοντολογίας του Ομίλου ΟΤΕ και οι σχετικές Πολιτικές, μεταξύ άλλων, δίνουν ιδιαίτερη έμφαση στην απαγόρευση δωρεών ή συνεισφορών σε πολιτικά κόμματα ή πρόσωπα, καθώς και στην απαγόρευση χρήσης των πόρων ή της ακίνητης περιουσίας του Ομίλου, για πολιτικούς σκοπούς. Επιπλέον, επισημαίνεται ότι η διοργάνωση εταιρικών εκδηλώσεων, η αποδοχή ή μη δωρεών/ χορηγιών ή εταιρικών δώρων πρέπει να εγκρίνονται μέσω συγκεκριμένων διαδικασιών, οι οποίες επιβλέπονται από την Κανονιστική Συμμόρφωση και οι οποίες ισχύουν για όλους τους εργαζόμενους.

Το 2014, τα Συστήματα Διαχείρισης Κανονιστικής Συμμόρφωσης ΟΤΕ, COSMOTE και Telekom Romania, επιθεωρήθηκαν με επιτυχία από ανεξάρτητους εξωτερικούς ελεγκτές για την περιοχή κινδύνου «Δίκαιο του Ελεύθερου Ανταγωνισμού», οι οποίοι επιβεβαίωσαν την επάρκεια, εφαρμογή και αποτελεσματικότητα των Συστημάτων (Πιστοποίηση Συστήματος Κανονιστικής Συμμόρφωσης για το «Δίκαιο του Ελεύθερου Ανταγωνισμού» Anti-Trust Certification 2014) βάσει του προτύπου AssS 980.  Ο έλεγχος περιελάμβανε:

  • Την επισκόπηση των διαδικασιών του Συστήματος Κανονιστικής Συμμόρφωσης για την ανωτέρω περιοχή κινδύνου, προκειμένου να διασφαλιστεί ότι συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις του προτύπου, καθώς και των διαδικασιών που έχουν υιοθετηθεί και εφαρμόζονται από τις εταιρείες, προκειμένου να διασφαλιστεί ότι τα θέματα που σχετίζονται με την νομοθεσία περί ελεύθερου ανταγωνισμού επισκοπούνται ή / και εγκρίνονται από το/α αρμόδιο/α νομικό/ά τμήμα/τα.
  • Εκπαιδεύσεις (eLearning και classroom trainings) στις οποίες συμμεχείχαν τα στελέχη των οργανωτικών μονάδων που χειρίζονται θέματα ανταγωνισμού, με στόχο την κατανόηση θεμάτων της νομοθεσίας περί ελεύθερου ανταγωνισμού.

Ενέργειες και επιτεύγματα κατά την διάρκεια του 2014

Το 2014, στελέχη της Κανονιστικής Συμμόρφωσης του ΟΤΕ και της COSMOTE, πραγματοποίησαν την Αξιολόγηση Κινδύνων Κανονιστικής Συμμόρφωσης για τον ΟΤΕ και την COSMOTE.  Στην κατάσταση των περιοχών κινδύνων Κανονιστικής Συμμόρφωσης, που αξιολογούνται ετησίως, περιλαμβάνονται περιστατικά ενεργητικής και παθητικής δωροδοκίας, σύγκρουσης συμφερόντων, παραβίασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, παραβιάσεων του Δικαίου του Ελεύθερου Ανταγωνισμού, κατάχρησης προνομιακών πληροφοριών κ.ά.

Με βάση τα αποτελέσματα της Αξιολόγησης Κινδύνων Κανονιστικής Συμμόρφωσης που πραγματοποιήθηκε το 2014, διαμορφώθηκε το Πρόγραμμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης, για το 2015.  Τα αποτελέσματα της Αξιολόγησης και το Πρόγραμμα που διαμορφώθηκε, παρουσιάστηκαν αρχικά στις Επιτροπές Κανονιστικής Συμμόρφωσης, Εταιρικών Κινδύνων και Εταιρικής Διακυβέρνησης του ΟΤΕ και της COSMOTE και στη συνέχεια στις Επιτροπές Ελέγχου ΟΤΕ και COSMOTE , έλαβαν δε την τελική έγκριση από το Διοικητικό Συμβούλιο του ΟΤΕ το Δεκέμβριο του 2014.

Στο πλαίσιο της ορθής εφαρμογής του Συστήματος Διαχείρισης Κανονιστικής Συμμόρφωσης και προκειμένου να αποφευχθούν τυχόν κίνδυνοι που απορρέουν από τη συνεργασία με προμηθευτές, συμβούλους και λοιπούς συνεργάτες, έχει αναπτυχθεί διαδικασία για τον «Έλεγχο της Ακεραιότητας και την Αξιολόγηση της Κανονιστικής Συμμόρφωσης των Συνεργατών». Tο 2014, η ανωτέρω διαδικασία ενισχύθηκε και βελτιστοποιήθηκε έχοντας ως βάση τις πρακτικές αποφυγής της διαφθοράς και τους όρους των εσωτερικών Πολιτικών του Ομίλου. Διενεργήθηκαν 662 έλεγχοι ακεραιότητας προμηθευτών, συμβούλων και συνεργατών κατά τη διάρκεια του 2014.

Το εκπαιδευτικό πρόγραμμα Κανονιστικής Συμμόρφωσης του 2014 περιελάμβανε εκπαιδευτικά σεμινάρια σε αίθουσα και ηλεκτρονικό εκπαιδευτικό πρόγραμμα (e-learning) για διευθυντικά και μη στελέχη (management and non-management) του ΟΤΕ και της COSMOTE.  Τα θέματα που καλύφθηκαν από το ως άνω εκπαιδευτικό πρόγραμμα, ήταν η αποφυγή της διαφθοράς και άλλων συγκρούσεων συμφερόντων και η συμμόρφωση με το Δίκαιο του Ελεύθερου Ανταγωνισμού.

Στοιχεία σχετικά με τη συμμετοχή των εργαζομένων ΟΤΕ και COSMOTE στο εκπαιδευτικό αυτό πρόγραμμα, παρουσιάζονται στους παρακάτω πίνακες.

Εκπαιδευτικό πρόγραμμα για την καταπολέμηση της διαφθοράς

Είδος Εκπαίδευσης

Αριθμός εκπαιδευόμενων

Εργαζόμενοι που εκπαιδεύτηκαν

Ποσοστό εργαζομένων που εκπαιδεύτηκαν (%)

Σε αίθουσα

717

516

71,97

E-learning

1.787

1320

73,86

Σύνολο

2.504

1836

73,32

Εκπαιδευτικό πρόγραμμα για τη συμμόρφωση με το Δίκαιο του Ελεύθερου Ανταγωνισμού

Είδος Εκπαίδευσης

Αριθμός εκπαιδευόμενων

Εργαζόμενοι που εκπαιδεύτηκαν

Ποσοστό εργαζομένων που εκπαιδεύτηκαν (%)

Σε αίθουσα

209

186

88,99

E-learning

483

454

93,99

Σύνολο

692

640

92,48

Στο πλαίσιο της εσωτερικής επικοινωνίας σημαντικών μηνυμάτων από τη Διοίκηση προς όλους τους εργαζόμενους, την 9η Δεκεμβρίου 2014 (Παγκόσμια Ημέρα κατά της Διαφθοράς), πραγματοποιήθηκε, σε συνεργασία με τη Διεύθυνση Εταιρικής Επικοινωνίας Ομίλου ΟΤΕ, καμπάνια ενημέρωσης σε όλο τον Όμιλο, η οποία περιελάμβανε εσωτερική ενημέρωση υπογεγραμμένη από τον Πρόεδρο και Διευθύνοντα Σύμβουλο Ομίλου ΟΤΕ, καθώς και ηλεκτρονικό μήνυμα (e-mail) προς όλους τους εργαζόμενους του ΟΤΕ και της COSMOTE το οποίο αναρτήθηκε στο εταιρικό ενδοδίκτυο. Το μήνυμα υπογράμμιζε ότι στον Όμιλο ΟΤΕ «εφαρμόζουμε τις αρχές του Οικουμενικού Συμφώνου του Ο.Η.Ε. για τα ανθρώπινα δικαιώματα, τα πρότυπα εργασίας, το περιβάλλον και την καταπολέμηση της διαφθοράς».

Επιπλέον, τον Ιούλιο του 2014, συμπληρώθηκαν 5 χρόνια από την καθιέρωση και την εφαρμογή ενιαίου Συστήματος Κανονιστικής Συμμόρφωσης σε όλο τον Όμιλο ΟΤΕ. Σε συνεργασία με τη Διεύθυνση Εταιρικής Επικοινωνίας πραγματοποιήθηκε καμπάνια ενημέρωσης σε όλο τον Όμιλο, κατά τη διάρκεια της οποίας ενημερώθηκε το προσωπικό για τα επιτεύγματα του Συστήματος Κανονιστικής Συμμόρφωσης καθώς και τις πιστοποιήσεις και τις διακρίσεις που έχει λάβει.

Στο πλαίσιο της εφαρμογής του Κώδικα Δεοντολογίας για τα Ανώτερα Στελέχη Οικονομικών Υπηρεσιών, τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου και τα ανώτερα στελέχη των Οικονομικών Υπηρεσιών, δήλωσαν εγγράφως στο Γραφείο Κανονιστικής Συμμόρφωσης Ομίλου OTE, ότι έχουν ενημερωθεί για τις επιταγές του Κώδικα και συμμορφώνονται με τις διατάξεις του, με στόχο την έντιμη και δεοντολογική επαγγελματική συμπεριφορά.

Η Ετήσια Δήλωση Κανονιστικής Συμμόρφωσης και η Δήλωση περί Σύγκρουσης Συμφερόντων υπογράφονται από τα μέλη των Διοικητικών Συμβουλίων και των διοικητικών ομάδων  όλων των Εταιρειών του Ομίλου ΟΤΕ. Το 2014, οι ως άνω Δηλώσεις υπογράφηκαν από το σύνολο των εργαζομένων του Ομίλου ΟΤΕ.

Το 2014, στα σχετικά κανάλια της Κανονιστικής Συμμόρφωσης περιήλθαν συνολικά 832 καταγγελίες / παράπονα, εκ των οποίων, 58 ήταν σχετικές με κανόνες και πολιτικές συμμόρφωσης, ενώ οι υπόλοιπες 774 αφορούσαν, στην πλειοψηφία τους, παράπονα πελατών για τεχνικά / εμπορικά θέματα, τα οποία δεν σχετίζονται με κινδύνους κανονιστικής συμμόρφωσης. Σύμφωνα με όσα προβλέπονται στο Σύστημα Διαχείρισης Κανονιστικής Συμμόρφωσης, πραγματοποιείται έρευνα για κάθε μία από τις καταγγελίες που άπτονται θεμάτων κανονιστικής συμμόρφωσης. Σημειώνεται ότι ο εντοπισμός περιστατικού διαφθοράς, συνεπάγεται τη λήψη μίας σειράς μέτρων (σύμφωνα με όσα προβλέπονται στον «Εσωτερικό Κανονισμό Εργαζομένων ΟΤΕ», στις εσωτερικές πολιτικές και στις αποφάσεις της Διοίκησης / Επιτροπής) ανάλογα με τη φύση του περιστατικού.

Σε σχέση με τις 58 περιπτώσεις που ήταν σχετικές με κανόνες και πολιτικές συμμόρφωσης, οι 35 αποδείχτηκαν ότι δεν ήταν βάσιμες, οι 22 ευρέθησαν, κατόπιν διερεύνησης, βάσιμες και υιοθετήθηκαν τα κατάλληλα ανά περίπτωση μέτρα (αυστηρή προειδοποίηση, λύση σύμβασης εργασίας εργαζομένου, υποβολή δήλωσης περί σύγκρουσης συμφερόντων, καθιέρωση / υλοποίηση νέων σημείων ελέγχου ή αναθεώρηση των υφιστάμενων) και η μια (1) υπόθεση είναι σε διαδικασία διερεύνησης.

Για τη σχετική με θέματα Κανονιστικής Συμμόρφωσης υπόθεση του 2011, που δεν είχε περατωθεί, κατόπιν συμπληρωματικής διερεύνησης που ολοκληρώθηκε το 2014, δεν προέκυψαν στοιχεία για την άσκηση πειθαρχικού ελέγχου.

Το 2014, δεν υπήρξαν περιπτώσεις, κατά τις οποίες απολύθηκαν εργαζόμενοι του ΟΤΕ και της COSMOTE ή επιβλήθηκαν πειθαρχικές κυρώσεις για θέματα διαφθοράς. Επίσης, δεν υπήρξαν περιπτώσεις διαφθοράς, όσον αφορά συμβάσεις με επιχειρηματικούς εταίρους, οι οποίες είχαν ως αποτέλεσμα την ακύρωση της σύναψης ή τη μη ανανέωση αυτής. Τέλος, δεν υπήρξαν καταδικαστικές αποφάσεις, από τις δικαστικές αρχές, για θέματα διαφθοράς σε βάρος του ΟΤΕ, της COSMOTE ή των εργαζομένων τους.

Τέλος, πέραν της διερεύνησης καταγγελιών, εξετάζονται από τους υπεύθυνους της Κανονιστικής Συμμόρφωσης και περιπτώσεις για ενδεχόμενες παραβιάσεις του κανονιστικού πλαισίου της εταιρείας, που παραπέμπονται με σχετικό αίτημα της Γενικής Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού Ομίλου ΟΤΕ.

Περισσότερες πληροφορίες παρουσιάζονται στον Απολογισμό Εταιρικής Διακυβέρνησης 2014.